根据《西安交通大学会议费管理办法》要求，结合机械工程学院实际情况，现梳理因科研需要举办业务会议审批时需提交的相关资料，相关模板见附件。

一、因科研需要举办业务会议在会议前审批，需提交资料及注意事项：

1、会议通知：有完整的会议名称、会议日期、会议地点、会议安排、会议联系人等会议信息；会议通知末页右下方请署名单位为：西安交通大学机械工程学院，并加盖学院公章。

2、会议审批表：会议名称、会议日期、会议地点及就餐地点需填写完整；会议类型选择国内业务会议；举办单位填写西安交通大学机械工程学院；会议负责人需在“会议负责人”处亲笔签名；经费来源需填写类别。

二、因科研需要举办业务会议在会议后审批，需提交资料及注意事项：

1、会议通知：有完整的会议名称、会议日期、会议地点、会议安排、会议联系人等会议信息；会议通知末页右下方请署名单位为：西安交通大学机械工程学院，并加盖学院公章。

2、会议审批表：会议名称、会议日期、参会人数、会议地点及就餐地点需填写完整；会议类型选择国内业务会议；举办单位填写西安交通大学机械工程学院；会议负责人需在“会议负责人”处亲笔签名；经费来源需填写类别。

3、会议决算表：会议名称、会议地点及就餐地点需填写完整；主办单位填写西安交通大学机械工程学院；会议类型选择国内业务会议；会议经费来源按照报销经费类别填写；会议支出决算需把本次会议的所有支出均列上（含咨询、讲课费、劳务费）；注意：伙食费控制在150元/人•天，不能超标。部门负责人处需本次会议的责任人亲笔签字，经办人处签字完备。

4、会议签到表：需提交会议参加人员亲笔签字的会议签到表原件。

相关附件：

附件1：会议审批表

附件2：会议决算表